Google Drive & Google Doc

Ovvero quando l’informatica è veramente un “aiuto amichevole”

scaricare l’articolo riportato nel numero 3/2013 della rivista di inarcassa

La stesura di presentazioni, offerte, relazioni tecniche o altri tipi di documenti è pratica abituale dell’attività professionale; sempre più spesso tale attività è svolta non dal singolo professionista, ma da più persone, colleghi, associati, partner o altro, che collaborano ciascuno per la propria area di competenza.

In passato, l’unico sistema a disposizione per scrivere documenti “a più mani”, era lo scambio via mail delle diverse bozze, in cui ciascuno apportava le proprie modifiche eventualmente evidenziandole con colori diversi: il responsabile aveva poi l’onere di “unificare” il tutto e produrre la versione definitiva, con notevole dispendio di tempo e con il rischio di perdersi dei pezzi.

Oggi ci sono diversi strumenti che permettono di svolgere la stessa attività in maniera molto più veloce ed efficiente: uno di questi è reso disponibile da Google.

Ciascun utente di Google, nel momento in cui attiva un account, ha a disposizione gratuitamente 15 GB di spazio online per file e mail: il servizio di storage online ha il nome di Google Drive e permette ad ogni utente di archiviare e condividere online file di qualsiasi tipo e formato caricandoli dal proprio pc. Ciascun file e cartella archiviata può essere condivisa con altri utenti, sia persone specifiche sia rendendo disponibile il file o la cartella su web. Questa impostazione può essere facilmente modificata per ogni singolo contenuto, permettendo quindi la collaborazione e la condivisione dei propri file anche con gruppi di lavoro diversi, facendo in modo che ciascuno possa vedere solo ciò che è di propria competenza.

Oltre a caricare file dal proprio pc, è possibile anche crearli direttamente online: documenti, presentazioni, fogli di calcolo, file di testo, disegni e moduli. In pratica, i formati più utilizzati nelle più diffuse suite per ufficio. I file possono poi essere condivisi, come tutti i contenuti di Drive, salvati sul proprio pc nei formati più comuni (ad esempio i documenti possono essere salvati come docx, pdf, txt, odt, rtf o html), stampati, pubblicati sul web o inviati via mail. Un dettaglio particolare lo meritano i moduli: permettono di costruire in maniera semplice e intuitiva dei questionari a cui gli utenti possono rispondere facilmente, e le risposte vengono poi raccolte in fogli di calcolo, e possono essere aggregate, filtrate ed elaborate con tutte le funzionalità tipiche di un foglio di calcolo. Nelle immagini 1 e 2 è possibile vedere un esempio di modulo e il relativo file delle risposte: il modulo può essere caricato e compilato online al seguente indirizzo: https://docs.google.com/forms/d/1YlkNFA0bmUM3lRAODWn2AsrfwCUYcuBWI5RaxQBMM8/viewform; il file delle risposte è invece visibile al seguente: https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Arp7C2F1tO8SdGhJdkJrU1ZLRmRKUWozdWExUFBGdWc&usp=sharing

Di seguito una breve panoramica sul funzionamento concreto delle diverse possibilità.

Condivisione di file e cartelle

Per ogni file e cartella presente nel proprio Google Drive l’utente può impostare diversi livelli di condivisione a seconda delle esigenze. Il più restrittivo è il livello “privato”: il contenuto è visibile e modificabile solo dall’utente stesso; in questo caso l’utilizzo di Google Drive permette di avere a portata di mano i propri file da qualsiasi dispositivo, senza preoccuparsi di trasferire ciò di cui abbiamo bisogno o sincronizzare i diversi dispositivi utilizzati. Esistono poi 3 diversi livelli di apertura. Nel primo si possono indicare le persone con cui si vuole condividere il file, attraverso il loro indirizzo mail: in questo caso il file è ancora privato e utilizzabile solo dal gruppo di lavoro. Nel secondo livello si dà la possibilità di accedere a chiunque abbia il link: il file non è viene mostrato dai motori di ricerca, ma se pubblico il link su un sito web tutti coloro che lo vedono possono accedere (è questo il livello utilizzato nel modulo dell’esempio precedente). Nel terzo livello il file è pubblico sul web, quindi accessibile da tutti e mostrato anche dai motori di ricerca. In tutti i casi è possibile comunque specificare se chi accede al file lo può solo consultare o anche modificare.

Caricamento file

Questa funzionalità permette di caricare dei file e cartelle dal proprio pc e archiviarli nel nostro repository online. Come impostazione predefinita, ogni file assume le configurazioni di condivisione della cartella in cui viene archiviato, anche se, come abbiamo visto, tali impostazioni possono essere modificate senza difficoltà. Quando si carica un file è anche possibile decidere se lasciarlo nel formato originale o se convertirlo in un corrispondente formato di Google Documenti. Nel primo caso il file sarà archiviato online e per modificarlo sarà necessario scaricarlo sul proprio device. Nel secondo caso, invece, oltre ad essere archiviato, il file sarà anche modificabile online, come se fosse stato generato direttamente in Google Drive. Va detto, però, che la compatibilità con le versioni più recenti di MS Office non è ancora perfetta: se un documento contiene ad esempio formattazioni particolari è possibile che queste vengano perse durante il caricamento.

Creazione di file online

Attraverso questa funzionalità è possibile generare un nuovo file direttamente online, senza doverlo prima creare sul proprio pc e poi caricare sul repository. In questo modo il file è da subito disponibile in Google Drive sia in consultazione sia per le modifiche, sempre rispettando le impostazioni di privacy che vengono assegnate.

Quando un file viene condiviso online più persone possono lavorarci contemporaneamente. Questo è indubbiamente un notevole vantaggio in termini di risparmio di tempo: diverse persone che si trovano fisicamente anche in posti diversi accedono allo stesso documento e possono lavorarci insieme, vedendo anche in tempo reale le aggiunte e le modifiche operate dagli altri. Concretamente questo viene realizzato assegnando un colore ad ogni persona che ha aperto il file: nella parte superiore del browser si vedono diversi quadrettini colorati, uno per ogni componente del gruppo di lavoro, e all’interno del documento si trovano diversi cursori ciascuno del colore corrispondente. È quindi possibile che mentre uno sta lavorando al primo paragrafo, un altro lavora al secondo e un altro al terzo: ognuno di loro vedrà tre cursori muoversi all’interno del documento e il contenuto dello stesso che si aggiorna. Per rendere più agevole il tutto ci sono due strumenti molto utili: chat e cronologia delle revisioni. Con la chat è possibile comunicare con le altre persone che hanno aperto il file in quel momento: viene aperta in una barra laterale ed è quindi visibile e utilizzabile senza nascondere il file. Con la cronologia delle revisioni è possibile visualizzare le diverse versioni attraverso cui è passato il documento, confrontarle con la versione attuale per capire quali modifiche sono state apportate (il lavoro che in genere svolgeva il responsabile del progetto è in questo modo enormemente agevolato!) ed eventualmente ripristinare una versione precedente. Le versioni sono in genere molto numerose, poiché ciascun documento viene salvato automaticamente ogni pochi minuti, così che chiunque lo consulti sia sicuro di accedere sempre alla versione più aggiornata.

L’accesso ai file è ovviamente previsto anche da dispositivi mobili: un’app rilasciata appositamente da google permette di gestirli facilmente sia da smartphone sia da tablet, con tutte le funzionalità previste nella versione desktop.

Inoltre, sfruttando le api che google drive mette a disposizione, è possibile l’integrazione con applicazioni di terze parti così da implementare soluzioni di archiviazione sostitutiva con valore legale, risparmiando su costi, tempi di gestione e diminuendo le cause di errore umano.

Da un punto di vista di limiti e vincoli gli aspetti principali di cui tenere conto sono principalmente due. Il primo è relativo alle policy di accesso: si utilizza un servizio messo a disposizione da Google, è quindi necessario accedere con un account del sistema Google (come gmail o mail aziendali gestite tramite i servizi Google) e accettare pertanto le clausole contrattuali definite da Google. Nella gran parte dei casi, questo aspetto non genera partico- lari difficoltà: è però un aspetto di cui bisogna necessariamente tenere conto, e che in qualche caso impone l’utilizzo di altri servizi, ad esempio quando si collabora con aziende che per politica aziendale vincolano all’utilizzo dei propri sistemi interni.

Il secondo limite è prettamente funzionale: rispetto all’interfaccia di MS Office (considerata come standard delle suite per ufficio), gli strumenti e le funzioni a disposizione non sono ancora perfettamente compatibili e sviluppate. Soprattutto per quanto riguarda gli aspetti grafici e di layout dei documenti, c’è ancora un po’ di rigidità nelle configurazioni possibili che può essere limitante nel caso in cui si abbiano particolari esigenze.

Google Drive non è sicuramente l’unico sistema di storage online e condivisione disponibile: il principale “concorrente” è sicuramente DropBox (https://www.dropbox.com/), lanciato nel 2008 con 100 milioni di utenti a novembre 2012. Entrambi presentano ovviamente punti di forza e di debolezza e online si trovano facilmente confronti tra le caratteristiche principali dei due sistemi (ad esempio il sito http://www.businessinsider.com/dropbox-vs-google-drive-2013-4). La potenza di Google Drive, però, sta nel fatto che si presenta in un sistema integrato, quindi con un unico account permette di accedere a tutti i propri servizi online: mail, calendario, archivio file, ecc. Ha poi dei piani tariffari più convenienti nel caso in cui i 15Gb di spazio gratuito non siano sufficienti e, quello che lo rende più performante rispetto ai concorrenti è la possibilità di sfruttare a pieno la potenza del motore di ricerca di Google e, quindi, ad esempio, la possibilità di scansionare e cercare tra i tutti i file in archivio sia per testi sia per immagini. Infine per chi è legato a piattaforme web diverse, per esempio utilizza in contemporanea DropBox e Google Drive o i più diffusi social network, esiste un piccolo ma geniale strumento che aiuta a velocizzare e automatizzare tutta una serie di operazioni che diversamente sarebbero manuali. Il suo nome è IFTTT che sta per IF This Then That, un concetto noto a chi disegna diagrammi di flusso o definisce procedure: se succede questo (IF This), allora fai quest’altro (Then That).

La logica di fondo di IFTTT è questa: se si verifica questa determinata condizione, allora esegui quell’operazione. Sfruttando questo semplice concetto con IFTTT si possono costruire utili automatismi che permetteranno di risparmiare un sacco di tempo e soprattutto eviteranno di doversene ricordare. Sul sito di IFTTT (https://ifttt.com) sono presenti numerose recipe (ricette), ossia delle regole già pronte all’uso che permettono di svolgere le operazioni più svariate. Per esempio ogni volta che si carica un documento in DropBox ritrovarselo in Google Drive. IFTTT permette agli utenti di creare regole che hanno come oggetto i seguenti servizi: email, feed RSS, Evernote, Twitter, Facebook, Pocket, Box.com, Buffer, Del.icio.us, Dropbox,  Flickr, Foursquare, Gmail, Google Calendar, Google Drive, HootSuite, Instagram, LinkedIn, Tumblr, Vimeo, YouTube, WordPress, una vasta scelta che ben copre le più disparate esigenze. Provare per credere.

Lucia Alpago, Matteo Solieri, Ivan Ferraro

Tratto dalla rivista dell’Inarcassa n. 3/2013